Znany konferansjer, rzutnik i ciepła przekąska – dziś już tylko najmniejsze eventy korzystają z podobnego scenariusza. Standardem stają się wirtualni prezenterzy, kilkudziesięciometrowe telebimy czy scenografia wyświetlana na ścianach budynków. Agencje wciąż prześcigają się w pomysłach, które mają wbić się w pamięć uczestników imprezy.
Usystematyzowanie polskiego rynku usług eventowych przysparza wielu trudności. Działa tu bowiem wiele firm zajmujących się organizacją i obsługą tego typu wydarzeń, od dużych, wyspecjalizowanych agencji, których jest niewiele, poprzez działy eventowe agencji public relations, po małe, nierzadko jednoosobowe firmy. Wszystkie one starają się jednak przyczynić do rozwoju tego ciekawego, choć często niedocenianego obszaru marketingu.
Trudno jednoznacznie stwierdzić, jakie eventy są dziś na topie. Często organizowane są różnego rodzaju kongresy czy prezentacje nowych produktów. Dużą popularnością cieszą się także przedsięwzięcia team buildingowe w bardzo różnej aranżacji, od działań paramilitarnych po kręcenie filmów w małych grupach. Wybór motywu przewodniego imprezy pozostaje zawsze w ścisłym związku z celami, jakie klient zamierza osiągnąć, a te bywają różne. Wiele wydarzeń służy przede wszystkim wsparciu sprzedaży, ale mogą one być także świetnym narzędziem pozwalającym precyzyjnie dookreślić wizerunek lub też stanowić skuteczny teaser bądź uzupełnienie kampanii ATL i BTL.
Często takie wydarzenia stanowią także wsparcie dla programów lojalnościowych. – Formy wydarzeń specjalnych, z którymi najczęściej się spotykamy: roadshows (np. letnie akcje promocyjne w regionach nadmorskich, zimą w górach), happeningi – ambient media, drobne i liczne działania field marketingowe, imprezy zamknięte (motywacyjne, integracyjne, informujące o pewnym wydarzeniu) czy działania połączone z imprezami sportowymi – mówi Andrzej Ołtarzewski, dyrektor agencji BTL House. Akcje te są często łączone z innymi narzędziami komunikacji, takimi jak kampanie medialne, marketing mobilny, marketing bezpośredni, wykorzystanie internetu, multimediów i nowych technologii, a także cross promotion.
Prezenter stworzony od podstaw
Jednak nawet w przypadku najprostszych eventów ważna jest ciekawa koncepcja i element zaskoczenia. – W miarę zdobywania doświadczenia przez firmy eventowe oraz wzrostu profesjonalizmu świadczonych usług, klienci zaczęli oczekiwać propozycji nietypowych, wykraczających poza przyjęte schematy – i to we wszystkich rodzajach usług. Jeżeli prezentacje produktu, to dla wąskiej grupy osób, w miejscach niedostępnych dla ogółu. Tworzy się w ten sposób klimat grupy wybrańców, mającej dostęp do szczególnej wiedzy. Jeżeli konferencje prasowe, to coraz częściej w nietypowej formie, zakładającej interakcję z publicznością – mówi Arkadiusz Ograbek, general manager w firmie Afekt.
Klienci mają coraz większą świadomość i potrzeby. By im sprostać, agencje już dziś zaczynają szukać nie tylko pomysłów, ale i nowych rozwiązań technologicznych. Tu zaczyna się pole do popisu dla firm zajmujących się event engineeringiem , takich jak Trias czy Aram, do których zadań należy dostarczanie owych rozwiązań. Już dziś dysponują one najnowocześniejszym sprzętem do obsługi imprez. Event można przeprowadzić praktycznie wszędzie, za ruchome dekoracje wykorzystując obrazy holograficzne czy ogromne ściany ekranów diodowych pozwalających na wyświetlanie wizji nawet w słońcu, a całą imprezę poprowadzi wirtualny prezenter, którego możemy stworzyć od podstaw. Jak takie możliwości techniczne wykorzystają agencje eventowe, zależy tylko od ich kreatywności, jednak pomysłów im nie brakuje.
Spotkanie w łodzi podwodnej
Podczas organizacji eventu dla gości firmy PTK Centertel, agencja Afekt zmieniła wnętrze Gdańskiego Muzeum Morskiego we wnętrze łodzi podwodnej. Specjalnie zmontowane filmy z podwodnym światem oceanu, wyświetlane na ekranach wystylizowanych na okrętowe bulaje, konsekwentna scenografia i program oraz catering utrzymany w stylu morskim dały efekt, na którym zależało klientowi. Trzy, 14 wysłała z kolei gości jednego ze swoich klientów na mecz piłkarski pomiędzy Realem Madryt i Wisłą Kraków w Lidze Mistrzów. W ciągu jednego dnia trzeba było zgrać dla nich czarter samolotów, koordynację noclegów i przejazdów na miejscu, rezerwacje i catering. W inną stronę poszła natomiast firma Walk Production, która w ramach akcji teaserowej, otwierającej kampanię Canal+ rozstawiła w ścisłym centrum Warszawy 240 kolorowych foteli z hasłem „usiądź i włącz się wygonie…”.
Mimo że lato w tej branży to zwykle sezon ogórkowy, również w trwającym już w najlepsze sezonie wakacyjnym odbywa się szereg wydarzeń specjalnych. Koncentrują się one jednak głównie w miejscowościach wypoczynkowych nad Bałtykiem i na Mazurach. W tym roku po raz kolejny odbędzie się m.in. czwarta edycja programu Bezpieczne Lato z Nivea i WOPR. Obejmie swoim zasięgiem całe polskie Wybrzeże: 60 miejscowości nadmorskich, 200 wież ratowniczych i 1050 ratowników. Również Fanta w tegoroczne wakacje wykorzystuje tę formę aktywności marketingowej jako wsparcie innych działań. Ekipy „Bamboocha” od początku lipca prowadzą serię eventów na głównych deptakach i najbardziej uczęszczanych plażach – każdy wakacyjny weekend w innej miejscowości.
Choć rynek eventów w Polsce wciąż rozwija się dynamicznie, nie jest on wolny od bolączek. – Sytuacja jest znacznie lepsza, ale nadal mam wrażenie, że rynek ten jest niedoszacowany. Po drugie, bywa niestety nie zrozumiany przez wielu decydentów. Część z nich zapomina, że event jest wyjątkowo silnym narzędziem bezpośredniej komunikacji z klientem. Silnym, ale i wymagającym. Często także odpowiedniej do jakości zdarzenia skali wydatkowanych środków. Ostra gra cenowa doprowadziła do tego, że wartości prowizji sięgają dolnych granic wytrzymałości – zauważa m.in. Dariusz Dołowy, wiceprezes Trzy, 14. – Brak spójnej polityki eventowej w firmie, nieprzemyślane strategie typu „jak nie wiemy co zrobić, zróbmy imprezę”, niedostatek badań grup docelowych oraz brak stałych kontraktów z agencjami, to podstawowe problemy tego rynku – dodaje.
Porównując rynek polskie z rynkami Europy Zachodniej, gdzie jest to bardzo popularne narzędzie marketingowe, trzeba przyznać że mamy jeszcze sporo do nadrobienia. Jest to jednak dobra wiadomość, bo oznacza że mamy jeszcze przed sobą szerokie perspektywy rozwoju.
Rafał Mrzygłocki, prezes Aram
W Polsce wykreowała się grupa firm eventowych, które rzeczywiście zajmują się eventami i mają za sobą co najmniej kilkadziesiąt zorganizowanych imprez różnego typu i różnego kalibru. My jako firma, która zajmuje się telebimami i audiowizualną obsługą imprez możemy powiedzieć, że z tymi klientami najlepiej się nam pracuje � wiedzą czego chcą, potrafią planować i z reguły większość imprez pod ich nadzorem się udaje. Druga grupa firm eventowych, to szeroko pojęte agencje reklamowe, które na co dzień zajmują się DTP czy kompleksową obsługą klientów.
Jan Matysik, dyrektor zarządzający agencji Cumulus
Na Lubelszczyźnie działa tylko kilka agencji eventowych. I nie dlatego, że brak tu kreatywnych organizatorów czy lokalizacji na udaną imprezę. Powód jest prosty – zbyt mała liczba regionalnych zleceniodawców. Dlatego lubelskie agencje coraz częściej pracują dla firm ogólnopolskich. To właśnie klienci ogólnopolscy oraz zleceniodawcy z sąsiednich regionów mają szansę stać się siłą napędową tego rynku.
Krzysztof Gawrych, managing director w Jet Events
Polski rynek eventowy jest obecnie podzielony na trzy segmenty: duże agencje zatrudniające powyżej 8-12 osób, średnie zatrudniające 3-8 osób i agencje małe zatrudniające do 3 osób. Duże agencje nastawione są na ciągły rozwój, ich klienci to największe korporacje wymagające dużego zaangażowania sił i środków na realizację akcji, poszukujący nieustannie nowych scenariuszy oraz rozwiązań. Agencje średnie są w tzw. zawieszeniu nie do końca wiadomo czy się rozwiną, czy też nie poradzą sobie na rynku. Agencje małe mają niskie koszty utrzymania przez co mogą sobie pozwolić na niższe marże lecz ich serwis nie jest na tyle mobilny alby obsłużyć dużą ilość akcji.
Robert Szulc, prezes Boomerang Team
Na rynku lokalnym są tylko dwie lub trzy profesjonalne firmy eventowe. Jest za to dużo firm jednoosobowych, które dysponują np. sprzętem nagłośnieniowym i one także reklamują się jako firmy eventowe. Przyciągają klientów bardzo niskimi cenami. Jakość usług nie ma znaczenia. Na szczęście klienci coraz częściej przy wyborze kierują się korzystnym stosunkiem jakości do ceny. Małe firmy nie są w stanie realizować złożonych eventów i realizować kilku zleceń równocześnie.
Wojchiech Dołhun, właściciel agencji Infinity
Rynek eventowy w Polsce jest bardzo głęboko zróżnicowany. Pozornie łatwo jest tu zaistnieć, o czym świadczy niezliczona ilość agencji oraz proces powrotu przez agencje full service i PR do pogardzanego jeszcze niedawno BTL-u. Niestety na co dzień obserwujemy dziesiątki banalnych wydarzeń. Z drugiej strony pojawia się coraz więcej spójnych koncepcji wynikających z właściwego zrozumienia potrzeb zleceniodawcy i jego klientów.
Arkadiusz Ograbek, general manager, Afekt
Bez wątpienia na przestrzeni ostatnich kilku lat firmy świadczące usługi w zakresie event marketingu pokonały spory dystans z przystanku „amatorstwo” w kierunku stacji „profesjonalizm”. Rozwój rynku i jego bardzo konkretne wymagania wymusiły na firmach eventowych coraz bardziej szczegółową specjalizację. Słowo impreza zastąpił zwrot realizacja czy projekt, które znacznie lepiej oddają stopień złożoności zagadnienia i stawianych wymagań, a cel jakim zaczęto się kierować okazał się głębszy aniżeli tylko realizacja „dobrej zabawy”. Stało się tak między innymi ze względu na coraz bardziej wymagającego klienta, który zaczął dostrzegać w realizacjach eventów silne narzędzie marketingowe.
Dariusz Dołowy, wiceprezes agencji Trzy,14
Na rynku obecnych jest kilku mocnych graczy. Pozostałe firmy to albo drobne podmioty, współpracujące z jednym, dwoma klientami, albo działy eventowe dziesiątek agencji PR. W tym ostatnim przypadku działy te pracują w zasadzie jako wsparcie podstawowego zakresu współpracy z klientem, czyli PR-u. Myślę tu oczywiście o rynku warszawskim, który jest najmocniejszy z racji liczby firm, które mają swoje siedziby w stolicy. Wśród mocnych graczy można dokonać kolejnego podziału. Część firm to odrębne struktury agencji sieciowych lub full serviceowych. Istnieje również kilka niezależnych polskich, dobrych i samodzielnych firm event marketingowych, ale także i firmy, które „robią wszystko”, są to biznesy rodzinne lub towarzyskie, zatrudniające dwie, trzy osoby.
Andrzej Ołtarzewski, dyrektor BTL House Agencji Reklamowej
Na polskim rynku działają doświadczone firmy będące w stanie zrealizować ciekawe i skuteczne projekty event marketingowe (w sferze kreacji i jakości realizacji). Niskie bariery wejścia (oparcie się na podwykonawcach oferujących poszczególne usługi, z których można zbudować event) przyciągają również licznych nowych graczy. Jakość ich usług nie zawsze jest zadowalająca – wg mnie bardzo ważne jest doświadczenie agencji i pracującej w niej personelu. Dobry event jest przedsięwzięciem skomplikowanym, w którym wszystkie elementy mają jedną szansę aby zagrać właściwie w ściśle określonym momencie.
Paweł Pulikowski, dyrektor ds. handlu i marketingu, Trias Sp. z o.o.:
Bardzo trudno byłoby znaleźć w naszym kraju region, do którego nie dotarliśmy w czasie naszej działalności na rynku eventowym. Oczywiście Warszawa i inne duże miasta stanowią swego rodzaju centra o szczególnym natężeniu znaczących wydarzeń i aktywności firm z branży, jednakże możemy zaobserwować rosnące zainteresowanie tzw. Road Shows – objazdowymi eventami docierającymi do większości polskich miast.
Rynek wydarzeń w kraju systematycznie się rozwija. Rozdawanie gadżetów, trochę muzyki i cateringu już nie wystarczy do osiągnięcia zamierzonych efektów. Coraz częściej wydarzenia starannie się reżyseruje i zapewnia im najnowocześniejszą oprawę wizualną. Będące w dyspozycji Trias technologie, takie jak ściany diodowe, ściany wizyjne czy też projektory multimedialne i slajdowe dużej mocy już nie tylko przybliżają wydarzenia ze sceny, ale stanowią jeden z najważniejszych elementów scenografii i całej koncepcji eventu. Wspomniane koncepcje niejednokrotnie wymagają perfekcyjnej realizacji obrazu nawet na kilkunastu ekranach jednocześnie. Dlatego też rośnie zainteresowanie systemami do zarządzania wizją takim jaki Folsom Screen Pro czy też Wings Platinum oraz najnowocześniejszymi technologiami wizyjnymi, jak np. ściany i kurtyny diodowe, MiPiX, ekrany holograficzne czy też projekcje na budynkach lub kurtynach wodnych.
Szymon Walkiewicz założyciel Walk Production
Rynek lokalny to praktycznie prawie cały rynek eventowy w Polsce. Warszawa to miasto, w którym prawie wszystkie większe koncerny mają swoje siedziby, a co za tym idzie to tu w Warszawie zlecają większość toczących się eventów w Polsce. Wydaje się, że marketerzy coraz częściej sięgają po ten kanał komunikacji, coraz częściej szukają nietypowych pomysłów, coraz częściej wychodzą poza bezbarwne ramy, gdzie samplowanie czy bankiet były szczytem możliwości. Tak naprawdę rynek eventowy w Polsce dopiero zaczyna się rozwijać i wszystko co najlepsze dopiero przed nami.
Przepis na dobry event – Przepis” agencji Cumulus na zorganizowanie dobrego eventu:
– Kluczem do sukcesu jest dobry pomysł. Motyw przewodni wydarzenia powinien wiązać się z firmą, z jej wartościami lub komunikatem, który zamierza przekazać.
– Im wcześniej zaczniemy planowanie, tym lepiej dla nas.
– Należy pamiętać, aby dograć formalności z ZAIKS-em przed imprezą. Potem może spotkać nas niemiła niespodzianka.
– Nie wolno zapominać o tak przyziemnych szczegółach, jak parking, toalety, szatnie, apteczka/karetka, czy oznaczenia dojazdu na imprezę.
– Na kilka godzin przed imprezą warto sprawdzić prąd, scenę, mikrofony, klimatyzację, rzutniki, telebimy i kurtyny.
Żródło : BRIEF
Zostaw odpowiedź